AAP apskaita po 2025-11-01: kas pasikeitė panaikinus kortelę ir žiniaraštį

Kas pasikeitė nuo 2025 m. lapkričio 1 d.

Nuo 2025 m. lapkričio 1 d. įsigaliojo Darbuotojų aprūpinimo asmeninėmis apsaugos priemonėmis nuostatų (įsakymas Nr. A1-331) pakeitimai: panaikintos dvi dešimtmečiais pildytos formos — AAP apskaitos kortelė ir išdavimo žiniaraštis. Praėjus beveik metams, nemaža dalis įmonių jas tebepildo iš inercijos.

Svarbu suprasti pakeitimo esmę: panaikintos privalomos formos, bet ne pati apskaita. Nuostatai apibrėžia, kokį apskaitos turinį darbdavys privalo gebėti pateikti: kam, kada ir kokios priemonės išduotos, kada jos keistinos. O kokia forma tai fiksuojama — popieriuje, skaičiuoklėje ar sistemoje — dabar renkasi pati įmonė.

Kodėl senos formos tebepildomos ir kuo tai rizikinga

Priežastis paprasta: šablonai guli segtuvuose, o įprotis stipresnis už teisės akto pakeitimą. Bet sena forma nėra „saugus pasirinkimas“ — ji turi realių trūkumų:

• Laikas nereikalingiems laukams — pildote tai, ko niekas nebereikalauja, ir tai kainuoja specialisto valandas kiekvieną mėnesį.
• Sena forma negarantuoja naujo turinio — panaikintos formos laukai nebūtinai sutampa su tuo, ką pagal dabartinius nuostatus turite gebėti pateikti.
• Popierius ir skaičiuoklė neturi istorijos — pakeitus priemonės pavadinimą ar klasę kataloge, seni įrašai „persirašo“ arba tampa nesuprantami.
• Įrašus sunku pateikti greitai — patikrinimo ar įvykio tyrimo metu reikalingi konkretaus darbuotojo konkrečios dienos duomenys, o jie išsibarstę po segtuvus ir failus.

Didžiausia rizika — ne pati forma, o tai, kad reikiamu momentu nesugebėsite greitai ir patikimai parodyti, kas, kam ir kada buvo išduota.

Ko iš tikrųjų reikia AAP apskaitai dabar

Nepriklausomai nuo įrankio, tvarkinga AAP apskaita šiandien turi atsakyti į penkis klausimus:

• Kas priklauso? Normos pagal pareigas, darbo vietą ir rizikos veiksnius — kokios priemonės ir kokiu periodiškumu.
• Kas išduota? Išdavimo faktas su data ir priemonės duomenimis: pavadinimu, savybėmis, apsaugos klase.
• Kada keisti? Tinkamumo pabaiga ir eilinio keitimo terminai, apie kuriuos sužinoma iš anksto, o ne pastebėjus susidėvėjusią priemonę.
• Ko trūksta? Kuriems darbuotojams privalomos priemonės dar neišduotos.
• Ką grąžino? Grąžinimo faktas atleidžiant ar keičiant pareigas.

Ir visa tai turi būti pateikiama kaip išrašas — per kelias minutes, o ne per dieną vartant segtuvus.

Kaip AAP apskaita atrodo ERP365 saugos modulyje

ERP365 darbuotojų saugos modulyje AAP apskaita pertvarkyta būtent pagal naująją tvarką — be panaikintų formų:

• Normos — priskiriamos pagal darbo vietą, pareigas, padalinį, saugos profilį ar rizikos veiksnį; naujas darbuotojas normas gauna automatiškai nuo įdarbinimo.
• Momentinės kopijos — priemonės pavadinimas, savybės ir apsaugos klasė fiksuojami išdavimo metu, todėl vėlesnis nomenklatūros keitimas neperrašo istorinių įrašų.
• Dydžių lentelės — darbuotojo dydžiai priemonių grupėms; išduodant sistema pasiūlo jo dydį.
• Apskaitos išrašas — PDF ir XLSX pagal nuostatų reikalaujamą turinį, paruoštas pateikti patikrinimui.
• Terminai — apie tinkamumo pabaigą ir eilinį keitimą pranešama iš anksto.
• Atleidimas — grąžinimo lapas suformuojamas iš darbuotojo kortelės.

Neišduota privaloma priemonė yra būsena, ne pastaba

Esminis skirtumas nuo lentelės — trūkumai nelaukia, kol kas nors juos pastebės. Sistema kasnakt patikrina normas: neišduotos priemonės virsta juodraštiniais išdavimais, kuriuos lieka tik įvykdyti, o privaloma trūkstama priemonė perveda darbuotoją į blokuotą atitikties būseną — ją mato ir atsakingi asmenys, ir pats darbuotojas savo kortelėje.

Lentelė tyli, kol jos kas nors neatsiverčia. Būsena reikalauja veiksmo — todėl trūkumai tvarkomi tada, kai juos dar pigu sutvarkyti, o ne po įvykio.

Apibendrinimas

Nuo 2025 m. lapkričio 1 d. AAP apskaitos kortelės ir žiniaraščio nebėra — liko pareiga gebėti pateikti apskaitos turinį: normas, išdavimus, terminus ir grąžinimus. Pildyti panaikintas formas iš inercijos reiškia švaistyti laiką ir vis tiek rizikuoti, kad reikiamu momentu duomenų nepavyks pateikti. ERP365 darbuotojų saugos modulyje ši apskaita veikia pagal naująją tvarką: normos pritaikomos automatiškai, išdavimai fiksuojami su momentinėmis kopijomis, o išrašas patikrinimui suformuojamas per minutę.

Pastaba: straipsnis parengtas pagal 2025 m. lapkričio 1 d. įsigaliojusią nuostatų redakciją ir nėra teisinė konsultacija — dėl konkrečios situacijos vadovaukitės aktualia teisės akto redakcija.

> Norite pamatyti AAP apskaitą be panaikintų formų? 30 min. demo — parodysime ERP365 darbuotojų saugos modulį: normos, išdavimai su momentinėmis kopijomis ir išrašas PDF ar XLSX.